Politique de confidentialité

Généralités

La protection de votre vie privée est essentielle à nos yeux. Nous entendons dès lors vous informer autant que possible, respecter vos choix et vous donner le contrôle sur le traitement de vos données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, les finalités du traitement, la durée de leur conservation, vos droits et vos moyens de les exercer.

1.Qui est protégé par la présente politique de confidentialité ?

La présente politique de confidentialité s'applique exclusivement aux données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement (voir point 2B ci-dessous).

Elle porte sur le traitement des données à caractère personnel de nos utilisateurs finaux en relation avec nos produits et services, et des clients qui ont recours à nos produits et services par l'intermédiaire de notre utilisateur final (par ex. les proches, les parents, les thérapeutes, etc.).

Par ailleurs, cette politique de confidentialité vous concerne dès l'instant où vous vous rendez chez Albatros NV ou à l'Orthopedie Comfortshop, visitez notre site web, participez à une étude de marché, une enquête, un concours ou autre événement. Les données à caractère personnel des anciens clients et des prospects sont également traitées et protégées avec toutes les précautions requises, conformément à la présente politique.

2.Que signifie « traitement de données » et qui en est responsable ?

A.Définition.

« Traitement de données à caractère personnel » désigne tout traitement de données susceptible de vous identifier en tant que personne physique. Des précisions sur les données dont il est exactement question figurent au point 3 ci-dessous. La notion de « traitement » est vaste et couvre notamment la collecte, le tri, la conservation, la mise à jour, la modification, la demande, la consultation, l'utilisation, la diffusion ou mise à disposition par un moyen quelconque, la synchronisation, la compilation, l'archivage, l'effacement ou enfin la suppression de ces données.

B.Responsable du traitement.

Albatros NV, dont le siège est sis Muizenhoekstraat 10, 2812 Muizen, inscrite à la BCE sous le numéro 0466912765 (dénommée ci-après « Albatros »), est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. En d'autres termes, Albatros décide des finalités du traitement et des moyens mis en œuvre pour y parvenir. Vous conservez toutefois certaines obligations à l'égard du traitement des données à caractère personnel des utilisateurs finaux que vous autorisez à utiliser les produits et services d'Albatros (voir point 2C ci-dessous).

C. Vos responsabilités à l'égard des utilisateurs finaux.

Si, en tant que client Albatros, vous autorisez des utilisateurs finaux à utiliser des produits et services Albatros concernés par la présente politique de confidentialité, vous vous engagez à assumer les responsabilités suivantes :

vous devez signaler de manière appropriée aux utilisateurs finaux que leur utilisation des produits et services Albatros est conditionnée au traitement de leurs données à caractère personnel par cette dernière ;
vous devez obtenir des utilisateurs finaux toutes les autorisations légalement requises avant de transmettre leurs données à caractère personnel à Albatros en vue du traitement associé aux produits et services Albatros que vous autorisez les utilisateurs finaux à utiliser ;
vous ne pouvez pas utiliser les produits et services Albatros pour recueillir des données à caractère personnel n'étant pas concernées par la présente politique de confidentialité, ni pour accéder de manière illicite aux données à caractère personnel des utilisateurs finaux ;
vous devez vous informer auprès d'Albatros du niveau de sécurité des produits et services, et prendre selon vos propres jugement et capacité des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger de manière appropriée les données à caractère personnel contre tout traitement abusif ou illégal, destruction illégale ou involontaire, perte involontaire, falsification, divulgation non autorisée, dégradation, modification, accès ou publication non autorisé(e) ;
vous ne pouvez en aucun cas commettre, provoquer ou autoriser tout acte susceptible d'entraîner une quelconque violation de la présente politique de confidentialité.

3.Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

A. Les données à caractère personnel que vous partagez avec nous.

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous communiquez vous-même. Cette communication peut s'opérer par téléphone (par ex. lorsque vous nous appelez pour poser une question ou signaler un problème), par écrit (par ex. lorsque vous complétez un formulaire (en ligne), lorsque vous nous envoyez un SMS ou un e-mail), électroniquement (par ex. à la lecture de votre eID) ou verbalement.

B.Les données à caractère personnel que nos systèmes collectent.

Nous associons vos données à caractère personnel à l'utilisation de nos produits et services (par ex. un numéro de série, un numéro de client). Par ailleurs, nos systèmes enregistrent les données à caractère personnel nécessaires à l'utilisation de nos produits et services (par ex. date de naissance, historique des produits, réparations).

C.Catégories de données à caractère personnel.

Nous faisons dans nos systèmes la distinction entre plusieurs types de données à caractère personnel, qui peuvent être combinés :

Données d'utilisateur : soit les données à caractère personnel qui peuvent vous identifier en tant qu'utilisateur de nos produits et services (par ex. votre nom et des documents d'identification, comme une vignette de la mutuelle), les données à caractère personnel grâce auxquelles nous pouvons vous contacter (votre adresse, adresse électronique et numéro de téléphone), les données à caractère personnel qui révèlent vos traits personnels (par ex. votre âge et votre sexe), ou encore vos données de facturation et de paiement.
Données techniques : soit les données dont nous avons besoin pour assurer le bon fonctionnement de nos produits et services. Exemple : le numéro de série d'un fauteuil roulant.
Données médicales : soit les renseignements médicaux pertinents pour la fourniture d'un dispositif orthopédique par Albatros (par ex. poids, taille, morphologie, âge, etc.). Par ailleurs, Albatros délivre dans la plupart des cas une ordonnance médicale, ce qui implique le traitement de données telles que le diagnostic, la thérapie proposée et l'historique orthopédique.

Conformément à la loi, nous ne traitons pas les données sensibles qui ne sont pas utiles à la livraison de produits orthopédiques de qualité, entre autres les données propres à votre origine raciale ou ethnique, vos convictions politiques ou votre orientation sexuelle.

E. Données à caractère personnel de non-clients.

Via divers canaux, par exemple nos sites web, nous pouvons recueillir des données à caractère personnel d'individus n'étant pas (encore) clients d'Albatros, en vue de leur fournir des informations aussi pertinentes que possible sur nos produits et services. Nous garantissons à cet égard votre droit à l'information et nous l'imposons contractuellement – le cas échéant – avec votre éventuel consentement légalement requis aux tierces parties qui collecteraient vos données (pour nous) dans ce contexte.

4. À quelles fins utilisons-nous les données à caractère personnel ?

A.Traitement proportionnel.

Nous traitons les données à caractère personnel pour différentes finalités. Nous ne traitons à cet égard que les données qui sont nécessaires à la réalisation de la finalité visée.

Ainsi, nous utilisons des données à caractère personnel lorsque cette utilisation est nécessaire :

dans le cadre de la préparation, de l'exécution ou de la résiliation d'un contrat ;
pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ; et/ou
pour défendre nos intérêts légitimes, auquel cas nous visons toujours un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée, en particulier si vous êtes mineur (voir le point 7 de la présente politique).

Si le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas nécessaire pour une de ces trois raisons, nous vous demandons toujours votre consentement afin de pouvoir les traiter.

B. Nos activités de traitement

Nous collectons des données à caractère personnel pour les finalités concrètes suivantes :

Pour traiter votre demande relative à nos produits et services.

Lorsque vous visitez notre site web pour collecter des informations et/ou en demander à propos de nos produits et services ou lorsque vous vous abonnez à notre bulletin d’information par exemple, nous avons en tout cas besoin de votre adresse. Nous n’utilisons toutes les informations que nous recevons à votre sujet pendant cette phase précontractuelle que pour vous fournir les informations demandées, de la manière souhaitée. Si vous décidez finalement de devenir client chez Albatros, nous vous demanderons, pour la gestion de notre relation contractuelle, une série de données à caractère personnel, comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail.

Pour vous informer de nos (nouveaux) produits et services.

Nous pouvons utiliser vos données pour vous proposer (par écrit, par téléphone ou par voie électronique) de nouveaux produits, nouveaux services ou nouvelles actions spéciales qui, selon nous, peuvent vous intéresser.

Pour garantir la sécurité de tous.

Vous serez filmé(e) par nos caméras de surveillance à l'intérieur et autour de nos bâtiments. Ces images ne sont enregistrées qu'en vue d'assurer la sécurité des biens et des personnes et d'éviter l'abus, la fraude et d'autres infractions dont nos clients et nous-mêmes pouvons être victimes.

Pour assurer le suivi de nos prestations.

Nous pouvons utiliser vos données et votre profil pour évaluer nos produits et nos services. Nous le faisons entre autres à l'aide du feed-back des clients à propos de nos services, des données que nous obtenons lors de notre entretien avec nos clients ou de notre intervention chez eux, des questions de clients.

Pour répondre à nos obligations légales.

Dans de très nombreux cas, nous sommes légalement tenus de conserver certaines données à caractère personnel à votre sujet (par ex. pour la comptabilité et la facturation).

5. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

A. Nos mesures techniques et organisationnelles.

Nous travaillons sans relâche à la protection de vos données à caractère personnel et de votre vie privée, tant dans nos bâtiments que chez vous.

Nos collaborateurs sont formés à gérer correctement les données confidentielles. Dans le cadre de chaque projet visant un traitement de données à caractère personnel, une évaluation est d’abord faite sur le plan de la sécurité et de la protection des données à caractère personnel, vos intérêts occupant le premier plan dans ce contexte. Pour la protection de vos données, nous employons des personnes spécifiques qui veillent au respect de la législation et de nos convictions éthiques, telles qu’exposées dans la présente politique. En outre, nous utilisons toutes sortes de mesures techniques pour protéger vos données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, l’utilisation illicite et la perte ou le vol de vos données, comme la protection par mot de passe, pare-feu, antivirus, et contrôles d’accès pour nos travailleurs. En cas de fuite de données ayant des conséquences préjudiciables pour vos données à caractère personnel, vous serez averti(e) personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

Le nombre de travailleurs de notre entreprise ayant accès à vos données à caractère personnel est limité et nos collaborateurs sont sélectionnés avec soin. Ils n’ont accès à vos données à caractère personnel que dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour exécuter leurs tâches comme il se doit.

6. Vendons-nous vos données à des tiers ou communiquons-nous vos données ?

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel à des tiers. Nous ne communiquons pas vos données à des tiers, sauf si vous y consentez. Si Albatros transmet vos données à caractère personnel à des tiers, elle le fait avec une notification explicite, donnant des informations à propos du tiers, des finalités de la transmission et du traitement. Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement formel.

7. Quels sont vos droits en matière de vie privée ?

Récapitulatif de vos droits en matière de vie privée.

A. Votre droit de consultation

Vous avez le droit d’être informé à tout moment par Albatros que nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, si nous les traitons, de consulter ces informations et de recevoir des renseignements complémentaires à propos :

des finalités du traitement ;
des catégories de données à caractère personnel concernées ;
si possible, du délai de conservation ou, en cas d'impossibilité, des critères pour déterminer ce délai ;
de l'existence de vos droits en matière de vie privée ;
du droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle.

B. Vous avez également le droit d’obtenir une copie gratuite des données traitées, dans un format compréhensible.

C. Votre droit de rectification des données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadaptées ou obsolètes. Pour tenir vos données à jour, nous vous demandons quoi qu’il en soit de nous signaler toute modification, comme un déménagement, le changement de votre adresse e-mail ou le changement de mutualité.

D. Votre droit à l'effacement de données (le « droit à l'oubli »)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel sans retard déraisonnable dans les cas suivants :

vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière par Albatros ;
vous retirez votre consentement antérieur au traitement et il n’y a aucune base juridique qu'Albatros peut invoquer pour le traitement (ultérieur) ;
vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe aucun motif légitime plus important au traitement (ultérieur) par Albatros ;
vos données à caractère personnel sont traitées de manière illégitime ;
vos données à caractère personnel doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;
vos données à caractère personnel ont été collectées alors que vous étiez encore mineur.

Sachez cependant que nous ne pouvons pas toujours supprimer toutes les données à caractère personnel demandées, par exemple lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nous vous en informerons en détail dans notre réponse à votre demande.

E. Votre droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si l’un des éléments suivants s’applique :

vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel : leur utilisation est limitée pendant une période permettant à Albatros de contrôler l’exactitude des données ;
le traitement de vos données à caractère personnel est illégitime : au lieu d’effacer vos données, vous demandez la limitation de leur utilisation ;
Albatros n’a plus besoin de vos données pour les finalités de traitement initiales, mais vous en avez besoin pour introduire, exercer ou étayer une action en justice : au lieu d’effacer vos données, leur utilisation est limitée aux fins d’introduire, exercer ou étayer une action en justice ;
vous demandez de limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel tant qu’aucune décision n’a été prise pour l’exercice de votre droit d’opposition au traitement.

F. Votre droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de vous opposer, sur la base de votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si ce traitement s’inscrit dans le cadre de l’intérêt légitime d'Albatros ou dans le cadre de l’intérêt général. Albatros cessera le traitement de vos données à caractère personnel, sauf si Albatros peut prouver des motifs contraignants et légitimes au traitement qui sont plus importants que les vôtres ou lorsque le traitement des données à caractère personnel concerne la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l’introduction d’une requête auprès d’un tribunal).

8.Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne pouvons pas conserver les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées. Le délai de conservation peut donc varier en fonction des finalités. Par exemple pour respecter nos obligations légales (pour respecter nos obligations comptables et fiscales, nous sommes par exemple tenus de conserver les données de facturation pendant 7 ans au maximum) ou par nécessité juridique pour conserver certaines données (notamment votre contrat, vos factures et votre correspondance en rapport avec les plaintes à ce sujet) comme preuve en cas de litiges, jusqu'à 10 ans au maximum après la résiliation de votre contrat. Ces données archivées ne sont naturellement accessibles que de manière limitée.

9.Comment contacter Albatros ?

Si vous voulez joindre Albatros en rapport avec la présente politique, vous pouvez le faire entre autres par écrit ou par téléphone. Toutes les coordonnées d'Albatros et de l'Orthopedie Comfortshop figurent sur la page de contact du présent site web.

Pour de plus amples informations à propos de la présente politique ou une plainte en rapport avec le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (DPD) d'Albatros via DPO@albatros.be.

10. Restez informé(e) des modifications.

Albatros peut modifier la présente politique de temps à autre, par exemple suite à des évolutions du marché et de nouvelles activités de traitement d'Albatros. Nous vous invitons dès lors à toujours consulter la dernière version de la présente politique sur notre site (www.albatros.be). Naturellement, nous vous informons au préalable, via notre site web ou d'autres canaux de communication courants, de tout changement de contenu et nous vous demandons votre consentement préalable pour nos (nouvelles) activités de traitement, lorsque la loi l'exige.

11. Communication à l'autorité de controle.

Vous pouvez adresser vos plaintes en rapport avec le traitement de vos données à caractère personnel par Albatros à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles /

+32 (0)2 274 48 00 commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.